Asas saluran komunikasi
Pelaksanaan administrasi umum hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan dengan cepat, memperhatikan pengawasan, serta pengendalian dari hasil yang dapat dipertanggungjawabkan.
Asas ini untuk mendukung semua kegiatan dan kelancaran administrasi dengan cepat dan tepat pada waktunya.
Peran Administrasi Umum
Peran administrasi dapat dikatakan sebagai Queen of Peace. Bayangkan saja, pasti keributan akan terus terjadi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan saat administrasi tidak berjalan semestinya. Administrator nantinya akan menjadi penghubung di berbagai departemen, partner perusahaan, maupun konsumen.
Dengan demikian, dapat kita simpulkan bahwa administrasi umum memiliki beberapa peran, seperti berikut ini.
Oleh karena itu, ada beberapa bidang yang dapat menangani beberapa hal-hal khusus, seperti memahami pengertian administrasi, meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian serta mengatur administrasi kantor di berbagai bidang. Ada juga yang bertugas mengeluarkan standar filing yang tepat, mengembangkan dan mengatur aset perusahaan, mengembangkan prosedur administrasi, mengontrol serta merencanakan budget administrasi, serta membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian hingga kegiatan pengiriman lainnya.
Meskipun tugas utama administrator bergantung dari perusahaan, mereka akan bertindak sebagai jembatan penghubung antara manajemen dan para karyawan.
Administrasi Perkantoran Adalah Bagian Penting Dalam Perusahaan
Pada dasarnya, administrasi perkantoran adalah kegiatan yang berkaitan erat dengan sistem administrasi di dalam suatu kantor.
Sistem manajemen dalam ruang lingkup ini menjadi salah satu bagian dari manajemen yang akan memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang diperlukan untuk bisa menopang terjadinya suatu kegiatan secara efektif.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tujuan dari admin kantor adalah agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara efisien dan efektif, dan bisa memenuhi syarat dari hal ekonomi, teknis, dan juga psikologis.
Tujuan administrasi perkantoran secara lengkap adalah sebagai berikut:
Baca juga: PMTK dalam PHK Karyawan, Ini Pengertian dan Ketentuannya!
William Spriegel dan Ernest Daview
William Spriegel dan Ernest Daview menjelaskan bahwa admin kantor adalah suatu pemberian yang tertuju pada seluruh kegiatan operasional, seperti produksi, manufaktur, pengelolaan gudang, transportasi, dan marketing.
Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya
Administrasi Dalam Arti Sempit
Menurut Handayaningrat, administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie, yaitu meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, pengetikan, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan. Sementara itu, menurut Atmosudirjo, administrasi bisa ditinjau dari lingkup kerja sempit, yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti tulis-menulis, pengetikan surat-menyurat, agenda, kearsipan, dan pembukuan.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi secara sempit adalah bentuk aktivitas dengan ketatausahaan kantor yang meliputi tulis-menulis dan pekerjaan kertas lainnya.
Fungsi Administrasi Perkantoran
ilustrasi administrasi perkantoran. source envato
Setidaknya terdapat lima fungsi dari administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional dalam suatu organisasi. Nah, fungsinya adalah sebagai berikut:
Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya
Manajemen Inventaris
Mengevaluasi kegiatan organisasi
Dengan adanya sistem administrasi yang baik dapat membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data yang ada. Melalui informasi dan data tersebut, organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.
Untuk menyusun program usaha
Setiap organisasi membutuhkan informasi serta data sebagai panduan dalam penyusunan program kerja unggulan. Informasi dan data dapat diperoleh melalui aktivitas administrasi. Sehingga administrasi harus dilakukan secara sistematis agar informasi dan data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.
